Η ελληνική επιχειρηματικότητα διέρχεται την πιο κρίσιμη φάση του ψηφιακού της μετασχηματισμού, με την ΑΑΔΕ να θέτει σε πλήρη εφαρμογή έναν αυστηρό μηχανισμό ελέγχου σε πραγματικό χρόνο. Η καθιέρωση του Ψηφιακού Δελτίου Αποστολής και η υποχρεωτική διασύνδεση των POS με τις ταμειακές μηχανές δεν αποτελούν απλώς τεχνικές αλλαγές, αλλά μια ριζική αναθεώρηση του τρόπου με τον οποίο διακινούνται τα αγαθά και εισπράττονται τα έσοδα. Σε ένα περιβάλλον όπου η «χειρόγραφη» εποχή δύει οριστικά, οι επιχειρήσεις καλούνται να προσαρμοστούν άμεσα σε σύνθετες ψηφιακές ροές για να αποφύγουν εξοντωτικά πρόστιμα και διοικητικές κυρώσεις. Η νομική και φορολογική συμμόρφωση απαιτεί πλέον εγρήγορση, σωστή επιλογή παρόχων και πλήρη κατανόηση των νέων υποχρεώσεων. Στο άρθρο που ακολουθεί, αναλύουμε μέσα από 10 καίρια ερωτήματα όλα όσα πρέπει να γνωρίζει κάθε επαγγελματίας για να πλοηγηθεί με ασφάλεια στο νέο ψηφιακό τοπίο της αγοράς.

1.Τι είναι το Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής και ποιος είναι ο σκοπός του;

Το Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής αποτελεί την ηλεκτρονική εξέλιξη του παραδοσιακού εγγράφου μεταφοράς εμπορευμάτων. Μέσω της πλατφόρμας myDATA, η ΑΑΔΕ αποκτά πλέον τη δυνατότητα να παρακολουθεί σε πραγματικό χρόνο τη διακίνηση αγαθών σε όλη την επικράτεια. Δεν πρόκειται απλώς για μια αλλαγή μέσου, αλλά για μια ριζική αναδιάρθρωση του τρόπου ελέγχου της αγοράς.

Ο κύριος σκοπός της ρύθμισης αυτής είναι η πάταξη της διακίνησης προϊόντων χωρίς παραστατικά. Με την ψηφιακή καταγραφή, είναι αδύνατο να πραγματοποιηθεί μεταφορά εμπορευμάτων που δεν έχει δηλωθεί προηγουμένως στο σύστημα. Αυτό διασφαλίζει ότι κάθε διακίνηση θα καταλήγει τελικά στην έκδοση του αντίστοιχου τιμολογίου πώλησης.Η ΑΑΔΕ έχει ορίσει συγκεκριμένα χρονοδιαγράμματα ανάλογα με τον τζίρο και τον κλάδο δραστηριότητας.

Από νομικής πλευράς, το ψηφιακό δελτίο αποτελεί αμάχητο τεκμήριο για τον χρόνο και τον τόπο παράδοσης. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό σε περιπτώσεις εμπορικών διαφορών ή αμφισβήτησης της παραλαβής των εμπορευμάτων από τον πελάτη. Η ψηφιακή σήμανση (QR Code) καθιστά το έγγραφο μοναδικό και μη παραποιήσιμο.Η συμμόρφωση δεν είναι προαιρετική, αλλά αποτελεί προϋπόθεση για τη νόμιμη λειτουργία της εφοδιαστικής αλυσίδας.

2.Ποιοι είναι οι υπόχρεοι έκδοσης ψηφιακών παραστατικών διακίνησης;

Υπόχρεοι είναι καταρχήν όλες οι επιχειρήσεις που διακινούν αγαθά, ανεξάρτητα από το αν η μεταφορά γίνεται με δικά τους μέσα ή μέσω τρίτων μεταφορέων. Στην πρώτη φάση, το μέτρο αφορά μεγάλες επιχειρήσεις με υψηλό κύκλο εργασιών, αλλά σύντομα θα επεκταθεί στο σύνολο της αγοράς. Δεν εξαιρούνται οι ατομικές επιχειρήσεις που ασκούν εμπορική δραστηριότητα.

Ιδιαίτερη έμφαση δίνεται σε κλάδους με υψηλό κίνδυνο φοροδιαφυγής, όπως τα καύσιμα, τα οικοδομικά υλικά και τα αγροτικά προϊόντα. Για αυτούς τους τομείς, η ψηφιακή παρακολούθηση είναι ήδη υποχρεωτική ή θα γίνει άμεσα. Ο νόμος επιδιώκει να “κλείσει” τις τρύπες σε αγορές όπου η διακίνηση αδήλωτων εμπορευμάτων ήταν συχνό φαινόμενο.Οι μεταφορικές εταιρείες οφείλουν να διαθέτουν τα ψηφιακά μέσα για την επίδειξη των παραστατικών σε περίπτωση ελέγχου στον δρόμο.

Επίσης, η υποχρέωση καταλαμβάνει και τις περιπτώσεις εσωτερικής διακίνησης μεταξύ υποκαταστημάτων της ίδιας επιχείρησης. Ακόμα και αν δεν μεσολαβεί πώληση, η μεταφορά πρέπει να συνοδεύεται από ψηφιακό παραστατικό για τον έλεγχο των αποθεμάτων. Αυτό επιτρέπει στις αρχές να γνωρίζουν ανά πάσα στιγμή πού βρίσκεται κάθε εμπόρευμα.Επομένως, η ευθύνη επιμερίζεται πλέον σε όλα τα μέρη της μεταφοράς

3.Πώς λειτουργεί η υποχρεωτική διασύνδεση των POS με τις ταμειακές μηχανές;

Η διασύνδεση των POS με τις Ταμειακές Μηχανές (ΦΗΜ) είναι η σημαντικότερη αλλαγή στις λιανικές πωλήσεις τα τελευταία χρόνια. Πλέον, το POS “κλειδώνει” και δεν μπορεί να δεχθεί πληρωμή αν δεν έχει προηγηθεί η έκδοση απόδειξης από την ταμειακή. Αυτό εξαλείφει το φαινόμενο της πληρωμής με κάρτα χωρίς την έκδοση του νόμιμου παραστατικού.Εκτός αυτού, Είναι ένα βήμα προς τον πλήρη εκσυγχρονισμό των καθημερινών συναλλαγών.

Η διαδικασία είναι αυτοματοποιημένη: η ταμειακή στέλνει το ποσό στο POS, ο πελάτης πληρώνει, και το POS στέλνει πίσω στην ταμειακή την επιβεβαίωση της συναλλαγής. Μόνο τότε ολοκληρώνεται η έκδοση της απόδειξης, η οποία περιλαμβάνει και τα στοιχεία της πληρωμής με κάρτα. Η ανθρώπινη παρέμβαση στον καθορισμό του ποσού στο POS καταργείται.

Αυτή η διασύνδεση διασφαλίζει ότι όλα τα έσοδα που εισπράττονται ηλεκτρονικά δηλώνονται αυτόματα στην ΑΑΔΕ. Το σύστημα myDATA ενημερώνεται σχεδόν σε πραγματικό χρόνο για κάθε λιανική πώληση. Για τις αρχές, αυτό σημαίνει δραστική μείωση της απόκρυψης τζίρου από τις επιχειρήσεις λιανικής.Πλέον, η λειτουργία εκτός διασύνδεσης θεωρείται σοβαρή φορολογική παράβαση.

4.Ποια είναι τα πρόστιμα για τη μη διασύνδεση ή τη μη έκδοση ψηφιακών δελτίων;

Ο νομοθέτης έχει προβλέψει ιδιαίτερα αυστηρές κυρώσεις για να διασφαλίσει την καθολική εφαρμογή των νέων μέτρων. Για τη μη διασύνδεση του POS με την ταμειακή, τα πρόστιμα ξεκινούν από αρκετές χιλιάδες ευρώ και κλιμακώνονται ανάλογα με το μέγεθος της επιχείρησης. Σε περιπτώσεις υποτροπής, το πρόστιμο μπορεί να διπλασιαστεί.Ας μην ξεχνάμε και την απώλεια του δικαιώματος έκπτωσης του ΦΠΑ που είναι μεν μια έμμεση αλλά πολύ βαριά δε κύρωση.

Όσον αφορά το Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής, η διακίνηση αγαθών χωρίς το ηλεκτρονικό παραστατικό θεωρείται αυτοτελής παράβαση. Το πρόστιμο υπολογίζεται συνήθως ως ποσοστό επί της αξίας των εμπορευμάτων που διακινούνται παράνομα. Επιπλέον, ο έλεγχος μπορεί να οδηγήσει σε κατάσχεση των προϊόντων αν δεν μπορεί να αποδειχθεί η προέλευσή τους.

Εκτός από τα χρηματικά πρόστιμα, υπάρχουν και διοικητικές κυρώσεις, όπως η αναστολή λειτουργίας της επιχείρησης για συγκεκριμένο χρονικό διάστημα. Η ΑΑΔΕ έχει πλέον τη δυνατότητα να “κλειδώνει” ψηφιακά τη δραστηριότητα μιας επιχείρησης που συστηματικά παρανομεί. Αυτό καθιστά τη συμμόρφωση ζήτημα επιβίωσης για τον επαγγελματία.Σημαντικό είναι επίσης το γεγονός ότι οι κυρώσεις βαρύνουν και τους συνεργάτες, αν αποδειχθεί συνυπαιτιότητα.

5.Τι αλλάζει στις παραδόσεις εκτός καταστήματος και στις ταχυμεταφορές;

Οι παραδόσεις “last mile”, δηλαδή από το κατάστημα στον τελικό καταναλωτή, μπαίνουν επίσης στο μικροσκόπιο των ψηφιακών ελέγχων. Ακόμα και αν η διανομή γίνεται από τον ίδιο τον υπάλληλο του καταστήματος με μηχανάκι, πρέπει να υπάρχει ψηφιακό παραστατικό διακίνησης. Η εποχή που οι παραγγελίες διακινούνταν με ένα απλό χαρτάκι έχει περάσει ανεπιστρεπτί.

Στις περιπτώσεις των ταχυμεταφορών (courier), η διαδικασία ενσωματώνεται στα συστήματα των εταιρειών μεταφορών. Το ψηφιακό δελτίο αποστολής συνδέεται με τον αριθμό αποστολής (tracking number). Έτσι, η ΑΑΔΕ μπορεί να διασταυρώσει αν για κάθε δέμα που παραδίδεται έχει εκδοθεί η αντίστοιχη απόδειξη λιανικής ή το τιμολόγιο.Οι αλλαγές αυτές επηρεάζουν και το ηλεκτρονικό εμπόριο (e-shop), με κάθε αγαθό που φεύγει από την αποθήκη πρέπει να συνοδεύεται από ψηφιακή ενημέρωση του συστήματος.

Ειδικά για τις επιχειρήσεις εστίασης που διαθέτουν δικό τους delivery, οι απαιτήσεις είναι αυστηρές. Η διασύνδεση των POS που μεταφέρουν οι διανομείς είναι υποχρεωτική. Η πληρωμή στην πόρτα του πελάτη πρέπει να ακολουθεί τους ίδιους κανόνες διασύνδεσης με το ταμείο του καταστήματος, διασφαλίζοντας την έκδοση της απόδειξης.Αυτό αποτρέπει το φαινόμενο των “εικονικών” επιστροφών ή των πωλήσεων που δεν καταγράφονται ποτέ στα βιβλία της επιχείρησης.

6.Πώς επηρεάζεται η διαδικασία των επιστροφών εμπορευμάτων;

Η επιστροφή εμπορευμάτων ήταν πάντα μια “γκρίζα ζώνη” για τους φορολογικούς ελέγχους. Με το νέο σύστημα, κάθε επιστροφή πρέπει να καλύπτεται από ένα Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής Επιστροφής. Ο παραλήπτης (αρχικός προμηθευτής) πρέπει να αποδεχθεί ψηφιακά την παραλαβή, “κλείνοντας” έτσι τον κύκλο της διακίνησης.Το ίδιο ακριβώς συμβαίνει και με τις λιανικές πωλήσεις, όπου η επιστροφή χρημάτων μέσω POS συνδέεται επίσης με το πιστωτικό παραστατικό της ταμειακής.

Αυτό σημαίνει ότι δεν μπορεί πλέον να γίνει επιστροφή προϊόντων “στα τυφλά”. Πρέπει να υπάρχει αναφορά στο αρχικό παραστατικό διακίνησης ή πώλησης. Το σύστημα myDATA συσχετίζει τα δεδομένα και ενημερώνει την αποθήκη και των δύο μερών. Η διαφάνεια αυτή προστατεύει την επιχείρηση από μελλοντικούς ελέγχους αποθεμάτων.Όπως γίνεται εύκολα αντιληπτό, η σωστή τήρηση αυτών των διαδικασιών είναι κρίσιμη για την αποφυγή προστίμων.

Στις περιπτώσεις ελαττωματικών προϊόντων που αντικαθίστανται, πρέπει να εκδίδονται δύο ψηφιακά δελτία: ένα για την επιστροφή του ελαττωματικού και ένα για την αποστολή του νέου. Παρόλο που φαίνεται γραφειοκρατικό, διασφαλίζει ότι η κίνηση των εμπορευμάτων ανταποκρίνεται στην πραγματικότητα. Οι ελεγκτές μπορούν να δουν τη ροή χωρίς να χρειάζεται φυσική παρουσία.

7.Ποιος είναι ο ρόλος του Παρόχου Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης;

Ο Πάροχος Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης είναι μια ιδιωτική εταιρεία πιστοποιημένη από την ΑΑΔΕ, που αναλαμβάνει να διαβιβάζει τα παραστατικά σας στο myDATA. Η χρήση παρόχου προσφέρει μεγαλύτερη ασφάλεια και ταχύτητα, καθώς η διαβίβαση γίνεται σε πραγματικό χρόνο. Για πολλές επιχειρήσεις, η χρήση παρόχου είναι πλέον υποχρεωτική ή εξαιρετικά συμφέρουσα.

Ο πάροχος εγγυάται την αυθεντικότητα και την ακεραιότητα του ψηφιακού δελτίου αποστολής. Κάθε έγγραφο λαμβάνει έναν μοναδικό αριθμό σήμανσης (MARK) και ένα QR Code που το καθιστά νόμιμο. Σε περίπτωση ελέγχου, η επιχείρηση είναι καλυμμένη, καθώς η ευθύνη για την ορθή διαβίβαση μετακυλίεται εν μέρει στον πάροχο.Ένα σημαντικό εξάλλου πλεονέκτημα της χρήσης παρόχου είναι η κατάργηση της ανάγκης για φορολογικούς μηχανισμούς (ΕΑΦΔΣΣ).

Επιπλέον, ο πάροχος διευκολύνει τη διασύνδεση των POS σε περίπλοκα συστήματα ERP. Αν μια επιχείρηση έχει πολλά σημεία πώλησης ή αποθήκες, ο πάροχος ενοποιεί την πληροφορία και τη στέλνει συγκεντρωτικά στις αρχές. Αυτό μειώνει την πιθανότητα τεχνικών σφαλμάτων που θα μπορούσαν να οδηγήσουν σε πρόστιμα.Δεν πρέπει να ξεχνάμε όμως, ότι Από νομικής άποψης, η σύμβαση με τον πάροχο πρέπει να εξεταστεί προσεκτικά.

8.Τι συμβαίνει σε περίπτωση τεχνικού προβλήματος ή διακοπής ρεύματος;

Ένα από τα συχνότερα ερωτήματα των επιχειρηματιών αφορά την αδυναμία λειτουργίας λόγω τεχνικών προβλημάτων. Ο νόμος έχει προβλέψει διαδικασίες για “έκτακτες ανάγκες”. Σε περίπτωση που το σύστημα διασύνδεσης ή το internet “πέσει”, η επιχείρηση οφείλει να έχει εναλλακτικούς τρόπους λειτουργίας που προβλέπονται από τις σχετικές εγκυκλίους.Ο επαγγελματίας οφείλει να έχει φροντίσει για την άμεση επισκευή ή αντικατάσταση της εκάστοτε συσκευής.

Για το Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής, σε περίπτωση πλήρους αδυναμίας έκδοσης, επιτρέπεται κατ’ εξαίρεση η χρήση χειρόγραφου παραστατικού. Ωστόσο, αυτό πρέπει να δηλωθεί στο myDATA αμέσως μόλις αποκατασταθεί η βλάβη. Η κατάχρηση αυτής της δυνατότητας μπορεί να κινήσει υποψίες και να οδηγήσει σε έλεγχο, οπότε απαιτείται προσοχή.

Όσον αφορά τα POS, αν η διασύνδεση διακοπεί, ορισμένα συστήματα επιτρέπουν την “offline” λειτουργία για περιορισμένο αριθμό συναλλαγών. Η επιχείρηση όμως πρέπει να ενημερώσει τον πάροχο της ταμειακής και την ΑΑΔΕ για το συμβάν. Υπάρχουν συγκεκριμένα χρονικά περιθώρια μέσα στα οποία πρέπει να αποκατασταθεί η βλάβη.Η μηχανική βλάβη του POS δεν απαλλάσσει την επιχείρηση από την υποχρέωση δέκτη πληρωμών με κάρτα.

9.Ποιες είναι οι εξαιρέσεις από τη χρήση Ψηφιακού Δελτίου Αποστολής;

Παρόλο που ο κανόνας είναι η καθολική ψηφιοποίηση, υπάρχουν ορισμένες εξαιρέσεις που αφορούν μικρής κλίμακας διακινήσεις ή συγκεκριμένες κατηγορίες. Για παράδειγμα, η μεταφορά αγαθών από ιδιώτες για προσωπική χρήση δεν απαιτεί παραστατικό. Επίσης, ορισμένες κατηγορίες αγροτών που διακινούν τα προϊόντα τους τοπικά μπορεί να έχουν ειδικές ρυθμίσεις, ωστόσο παρατηρούμε την ένταξη όλο και περισσότερων επαγγελμάτων στο ψηφιακό δελτίο αποστολής.

Δεν απαιτείται ψηφιακό δελτίο για τη μεταφορά εργαλείων ή εξοπλισμού από έναν τεχνίτη προς το σημείο παροχής της υπηρεσίας του, εφόσον αυτά δεν προορίζονται για πώληση. Ωστόσο, αν μεταφέρει υλικά που θα τιμολογηθούν στον πελάτη, τότε η υποχρέωση υφίσταται. Η διαχωριστική γραμμή είναι συχνά λεπτή και απαιτεί προσοχή.Είναι προφανές δηλαδή ότι ο ορισμός του “υπόχρεου” διευρύνεται συνεχώς και οι εξαιρέσεις περιορίζονται.

Επίσης, είναι αμφίβολο αν εξαιρούνται οι διακινήσεις εντός της ίδιας κτιριακής εγκατάστασης ή σε πολύ κοντινές αποστάσεις που ορίζονται από το νόμο ως “τοπικές”. Για παράδειγμα, η μεταφορά από μια αποθήκη σε μια άλλη στον ίδιο δρόμο απαιτεί πλέον ψηφιακό παραστατικό, ανεξάρτητα από την απόσταση.Μια άλλη εξαίρεση αφορά τη διακίνηση αγαθών από δημόσιους φορείς ή για σκοπούς κοινωνικής αλληλεγγύης (π.χ. δωρεές τροφίμων), όπου εφαρμόζονται απλουστευμένες διαδικασίες.

10.Πώς διαχειρίζεται το ψηφιακό σύστημα την άρνηση παραλαβής ή τη μερική παραλαβή εμπορευμάτων;

Στο παραδοσιακό καθεστώς, μια άρνηση παραλαβής διορθωνόταν συχνά με χειρόγραφες σημειώσεις πάνω στο δελτίο αποστολής. Στο νέο ψηφιακό περιβάλλον, η διαδικασία αυτή απαιτεί άμεση και ηλεκτρονική τεκμηρίωση. Εάν ο παραλήπτης αρνηθεί το σύνολο των εμπορευμάτων, το Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής πρέπει να ακυρωθεί ή να συνοδευτεί από ένα «Δελτίο Επιστροφής» που εκδίδεται σε πραγματικό χρόνο, ώστε να ενημερωθεί το myDATA ότι τα αγαθά δεν άλλαξαν τελικά κάτοχο.

Στην περίπτωση της μερικής παραλαβής, τα πράγματα είναι πιο σύνθετα. Ο παραλήπτης οφείλει να δηλώσει κατά την παραλαβή την ποσότητα που πράγματι αποδέχεται. Το σύστημα myDATA επιτρέπει τη μερική αποδοχή, αλλά αυτό δημιουργεί την ανάγκη για έκδοση πιστωτικού παραστατικού ή διορθωτικού εγγράφου από τον εκδότη. Η ψηφιακή σύζευξη των δεδομένων διασφαλίζει ότι η τελική τιμολόγηση θα αντιστοιχεί ακριβώς στην ποσότητα που παραλήφθηκε, αποτρέποντας εικονικές συναλλαγές.

Από νομικής άποψης, η ψηφιακή δήλωση «μερικής παραλαβής» αποτελεί ισχυρό αποδεικτικό μέσο για την κατάσταση ή την ποσότητα των εμπορευμάτων κατά την παράδοση. Εάν ο αγοραστής ισχυριστεί ότι παρέλαβε λιγότερα τεμάχια από τα αναγραφόμενα, η άμεση καταγραφή στο ψηφιακό σύστημα προστατεύει και τα δύο μέρη από μεταγενέστερες αμφισβητήσεις. Η καθυστέρηση στη δήλωση της μερικής παραλαβής μπορεί να ερμηνευθεί ως ανεπιφύλακτη αποδοχή του συνόλου της αποστολής.

Δίπλα στον πελάτη και τις ανάγκες του.

Αθηνά Κοντογιάννη-Δικηγόρος

Όσα αναφέρονται παραπάνω δεν αποτελούν νομικές συμβουλές και ουδεμία ευθύνη φέρεται για αυτές.Για περισσότερες πληροφορίες,επικοινωνήστε μαζί μας.